Wäre es nicht schön, wenn wir jeden Tag ein paar Prozentpunkte mehr aus uns herauskitzeln könnten? Und wäre es nicht besonders wünschenswert, wenn unsere Mitarbeiter jeden Tag ein wenig produktiver wären?
Ganz klar, dadurch würden wir auf lange Sicht mehr Projekte schaffen und letzten Endes auch mehr verdienen.
Um die eigene Performance und die der Mitarbeiter zu steigern, lohnt sich ein Blick auf einen Bereich, der damit meist gar nicht in Verbindung gebracht wird: auf die internen und externen Kommunikationsabläufe. In diesem Bereich gibt es viele Stolperfallen, in die wir häufig unbewusst hineingeraten. Dabei sind zwei Aspekte wesentlich, um Fehlerquellen zu reduzieren und effizienter zu arbeiten.
1.) Vorgänge sauber übergeben
Unsaubere Übergaben sind ideal, um sich selbst Probleme zu schaffen. Dass hier etwas nicht gut läuft, erkennst du daran, dass du ständig Rückfragen von Mitarbeitern und Kunden erhältst. Du musst zum Beispiel oft eine Aufgabe unterbrechen, um ein anderes dringendes Anliegen zu klären.
Dies ist nicht nur ärgerlich, sondern wirkt sich direkt negativ auf die Produktivität aus. Studien zufolge entstehen so mehr als 30 Prozent an Produktivitätsverlust!
Klar, zum einen wirst du aus deinem eigentlichen Plan gerissen und zum anderen kann dein Mitarbeiter auch nicht so weiterarbeiten, wie er es eigentlich möchte.
Darüber hinaus provozieren unsaubere Übergaben mehr Reklamationen, Problemfälle und Beschwerden. Denn im Zweifel hatte der Mitarbeiter, der den Vorgang übernommen hat, nicht alle notwendigen Informationen, um einen erfolgreichen Abschluss zu erreichen.
Ziehen sich diese Muster länger durch, kannst du dies als Inhaber direkt spüren. Du fühlst dich eher getrieben und fremdgesteuert. Die eigenen Gestaltungsmöglichkeiten nehmen – gefühlt – ab und der Frust steigt.
Mit 3 Fragen zur sauberen Übergabe
Um eine saubere Übergabe zu gewährleisten, solltest du dir drei wichtige Fragen stellen:
- Ist die Person fachlich in der Lage, die Aufgabe zu erfüllen?
Manchmal hast du vielleicht schon bei der Übergabe Bedenken. Das ist ein absolutes Warnsignal. - Ist die Person persönlich in der Lage, die Aufgabe zu erfüllen?
Hier geht es darum, ob der Mitarbeiter von der menschlichen Veranlagung her der richtige ist. Jemand, der nicht gern mit Menschen redet, ist für eine Verkaufsaufgabe zum Beispiel nicht gut geeignet. Oder jemand möchte eigentlich lieber andere Aufgaben übernehmen. So kann auch auf Mitarbeiterseite Frust entstehen. - Hat die Person alle Informationen?
Liegen bei der Übergabe nicht alle Informationen vor, obwohl du sie eigentlich schon hast, führt das dazu, dass das Thema irgendwann wieder zu dir zurückkommt.
Wie definiert sich eigentlich Erfolg?
Für die Übergabe ist es auch hilfreich, sich zu überlegen, wie sich Erfolg definiert. Letztlich geht es immer um Kompetenz und Engagement. Hat die Person die Kompetenz, diese Aufgabe zu erledigen und hat sie das notwendige Engagement, das Wollen, diese Aufgabe zum Erfolg zu bringen?
2.) Gekonnt kommunizieren
Dieser Faktor gehört ebenfalls, neben der Übergabe, zur Steigerung der Performance. Denn: Wenn ich nicht gekonnt kommuniziere, vermute ich im Zweifel mehr als dass ich etwas weiß.
Häufig herrscht auch ein gefährliches Halbwissen vor. Zum Beispiel wenn ich nicht komplett in ein Thema eintauche und kein umfassendes Bild habe. Oder ich weiß bestimmte Dinge gar nicht, weil ich mich nicht um die Informationsbeschaffung gekümmert habe.
Zum gekonnten kommunizieren gehört auch, dass die Erwartungen geklärt werden. Sowohl von mir als auch von meinen Mitarbeitern. Hilfreiche Fragen sind: Welches Ergebnis wünsche ich mir? Wie sieht es die andere Seite?
Im schlimmsten Fall entstehen sonst Konflikte im Team oder mit dem Kunden.
Also, worauf ist zu achten?
- Die richtige Person für den Job auswählen
- Den Auftrag klar kommunizieren.
- Die Erwartungen klären.
- Alle Informationen übergeben.
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