Wenn Sie Mitarbeiter haben wissen Sie, wie aufwändig, arbeitsintensiv und klärungsbedürftig aufeinander folgende Arbeitsschritte sind. Deshalb steckt in diesen Prozessen auch viel zusätzlicher Unternehmensgewinn.
Während meines Studiums habe ich bei einem Professor gelernt, der in der Automobilindustrie geforscht und japanische Auto-Hersteller bei ihrer Prozessgestaltung beraten hat. Diese Branche ist ein gutes Beispiel für komplexe, aufeinander abgestimmte Prozesse. Wenn hier etwas nicht funktioniert, wird es gleich richtig teuer.
Warum ist dieses Beispiel aus der Großindustrie auch für kleinere Unternehmen wichtig?
- In den Prozessen steckt unheimlich viel zusätzlicher Gewinn, wenn sie funktionieren
- Gut funktionierende Prozesse entlasten den Inhaber, weil Teile oder ganze Aufgaben von Mitarbeitern übernommen werden können
- Gut abgestimmte Prozesse vermeiden Rückfragen
- Gute Prozesse reduzieren Fehler und Reklamationen bei der Ausführung
- Prozesse bieten Struktur und Sicherheit für die Mitarbeiter und damit auch eine bessere und schnellere Ausführung.
Die folgenden 5 Fehler sollten Sie deshalb auf jeden Fall in Ihrer Firma vermeiden.
1. Keine klaren, schriftlichen Prozessbeschreibungen
Prozesse aufzuschreiben bedeutet, sich klar zu werden, wie etwas abläuft. Alleine diese eine Maßnahme verringert Fehler. Wenn Sie die Prozessbeschreibungen allen Mitarbeitern zugänglich machen – und das sollten Sie! – schaffen Sie sofort eine neue Transparenz und ein neues Bewusstsein für alle. In meiner Beratung habe ich es schon erlebt, dass Mitarbeiter plötzlich sagten: „Ach so machen wir das normalerweise.“
2. Jeder Mitarbeiter kann Aufgaben so erledigen, wie er will
Häufig werden Arbeitsroutinen informell an Mitarbeiter und untereinander weiter gegeben. Wenn Sie nicht regelmäßig die Ausführung kontrollieren, wird jeder mit der Zeit seine eigenen Routinen entwickeln. Der eine oder andere mag es gerne etwas beschaulicher und ruhiger und schon haben Sie weniger Gewinn. Stellen Sie sich vor, alle Mitarbeiter werden im Schnitt 15 Minuten pro Tag produktiver. Bei einem angenommenen Stundenpreis von 45 Euro, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, sind das bei 230 produktiven Tagen 2.587,50 Euro mehr Gewinn. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter und Sie wissen, wieviel mehr Gewinn Sie im Jahr machen könnten. Einfach so.
3. Jedes Projekt wird anders bearbeitet
Viele Projekte und Auftragsabläufe haben eine ähnliche Struktur. Was können Sie vereinheitlichen? Wenn jeder Auftrag irgendwie anders gemacht wird, werden Sie nur schwer und langsam Lerngewinne erzielen. Routinen haben denselben positiven Effekt, wie unter Punkt 2 beschrieben.
4. Am Anfang nicht das Ende im Blick haben
Haben Sie schon einmal daran gedacht, Ihre Aufträge bereits im Verkauf vorzubereiten? Wenn Sie dort schon alles dokumentieren, haben Sie deutlich weniger Aufwand bei der Übergabe von Aufgaben an Ihre Mitarbeiter.
5. Fehler und Schwachstellen werden während der Ausführung nicht dokumentiert
Der eingangs erwähnte Professor hat uns eine lehrreiche Geschichte erzählt. Ein deutscher Manager hat bei einem führenden japanischen Autohersteller angefangen zu arbeiten. Damit er die Philosophie und gleichzeitig die Produktion kennen lernt bekam er die Aufgabe, den Prozess einer Maschine im Gesamtprozess zu optimieren. Am ersten Tag hat er eine Verbesserung eingereicht, nach einer Woche täglich 3 bis 5, sein bestes Ergebnis innerhalb von 2 Wochen waren 8 Verbesserungen an einem Tag. Dann bekam er gesagt, wie viele ergebnisrelevante Verbesserungen japanische Manager im Schnitt an einem Tag erreichen: 200. ZWEIHUNDERT. Nun kann man nicht jeden Tag neben jedem Mitarbeiter sitzen und den Prozess verbessern. Aber regelmäßige Überprüfungen können einiges bewirken.
Ein Tipp zum Schluss: Nehmen Sie sich doch mal einen einfachen Prozess in Ihrer Firma vor und dokumentieren Sie den Ablauf. Ein gutes Beispiel, das ich gerne in meiner Beratung benutze, ist ein Urlaubsantrag.