Je größer eine Firma wird, desto wichtiger wird die Zusammenarbeit. Die Anzahl der abgewickelten Projekte steigt und die Anzahl der Kunden steigt. Mehr Mitarbeiter müssen Aufgaben übernehmen.

Kein Wunder, dass Sie als Firmeninhaber morgens schon einen hohen Stresspegel haben. Die Vielzahl der täglichen Entscheidungen ist manchmal unübersichtlich. Viele Dinge müssen organisiert und geregelt werden.

Irgendwann kommt der Punkt, an dem man als Inhaber nicht noch mehr Verantwortung und Aufgaben übernehmen kann. Hier kommt die Delegation ins Spiel. Aber Delegation bedeutet auch, dass man immer wieder im Verlauf des Prozesses in die Projekte eingebunden ist. Rückfragen, Unwissenheit der Mitarbeiter über den gesamten Prozess und unklare Aufgabenverteilungen machen es häufig scheinbar unmöglich, dass Sie sich aus dem Prozess rausziehen können.

Meiner Meinung nach liegt das an der üblichen Durchführung von Delegation selbst. Immer wieder muss der Mitarbeiter im Verlauf eines Projektes oder einer Aufgabenerledigung Rücksprache halten und Bericht erstatten. Der Ball kommt immer wieder zu Ihnen zurück. So bekommen Sie nach und nach immer mehr Mikroaufgaben, in die Sie sich reindenken müssen. Das kostet enorm viel Zeit.

Übergabe ist die Weiterentwicklung der Delegation

Die Weiterentwicklung der Delegation ist die Übergabe. Hierbei müssen Sie nach dem Übergabeprozess nicht mehr in die Aufgaben involviert sein. Was sich im ersten Moment wie Kontrollverlust anhört bietet eine enorme Chance für Sie, mehr Zeit und Lebensqualität zu bekommen.

Sie müssen lediglich 2 Fehler vermeiden:
1. an die falsche Person übergeben
2. ohne Prozess- und Aufgabenbeschreibung übergeben.

Mit diesen neun Schritten klappt die Übergabe:

1. Die Aufgabe definieren
Was sich einfach anhört, ist jedoch enorm wichtig. Die Aufgabe sollte eindeutig und am besten ohne Überschneidungen sein.

2. Prozess für diese Aufgabe definieren
Schreiben Sie den Prozess so auf, wie Sie ihn bisher durchlaufen und erledigt haben möchten.

3. Ergebnis und Schnittstellen definieren
Schnittstellen sind immer eine Quelle von Fehlern. Deshalb sollten Sie definieren, welches Ergebnis in einem Prozessschritt erzielt werden soll, damit jemand anders damit weiter arbeiten kann.

4. Geeigneten Mitarbeiter auswählen
Eigentlich logisch, aber wie oft erlebt man, dass Mitarbeiter Aufgaben ausführen müssen, denen sie nicht gewachsen sind. Wenn Sie überzeugt sind, dass dieser Mitarbeiter die Aufgaben langfristig erledigen kann, können Sie an dieser Stelle auch an Aus- und Weiterbildung denken.

5. Erwartungen klären
Wenn die Aufgabe und der Prozess beschrieben sind und der Mitarbeiter ausgewählt, sollten Sie Ihr gewünschtes Ergebnis besprechen. Besprechen Sie genau, welche Erwartungen Sie haben und welche Schritte Sie für die bestmögliche Erledigung der Aufgabe festlegen wollen. Gestatten Sie Ihrem Mitarbeiter ebenfalls, seine Erwartungen zu äußern. So können Sie erkennen, was noch getan werden muss, damit Ihr Mitarbeiter die Aufgabe auch bestmöglich erledigen kann.

6. Übergabephase 1: „Mach es genau so, wie ich es Dir sage.“
Ihr Mitarbeiter hat in dieser Phase keinen Spielraum. Das ist gewollt. So kann er lernen, welche Inhalte die Aufgabe hat und wie sie bisher erledigt wurde. Nach jedem Prozess-Schritt bekommen Sie einen Bericht, geben Feedback und klären, was noch unklar ist.

7. Übergabephase 2: „Mach Dir Gedanken, wie Du es machen würdest und mache einen Vorschlag.“
Ihr Mitarbeiter macht sich Gedanken, wie er die Aufgabe erledigen würde. Er liefert Ihnen das Pro und Contra des Vorgehens. Wenn Sie einverstanden bin, kann er es genau so machen.

8. Übergabephase 3: „Triff Du die Entscheidung und sage mir hinterher, was und warum Du es gemacht hast.“

Dieses ist die höchste Stufe, in der Sie noch in den Prozess eingebunden sind. Allerdings nur noch zum Schluss, wenn Sie über das Ergebnis informiert werden. Hier können Sie nach wie vor eingreifen und Korrekturen vornehmen.

9. Übergabe
Ab jetzt haben Sie deutlich mehr Zeit, weil die Aufgabe komplett und ohne Rückfragen von Ihrem Mitarbeiter erledigt wird. Sie wissen, dass alles so erledigt wird, wie Sie es möchten. Sie haben den Prozess begleitet und gelernt, Ihrem Mitarbeiter immer mehr zu vertrauen.

Am Anfang bedeutet dieser Prozess ein wenig mehr Arbeit. Aber wenn Sie eine Aufgabe erledigen und nebenbei ein paar Notizen machen, wie es gemacht wird, haben Sie schnell einen Handlungsfaden. Den können Sie sofort nutzen, um Ihren Mitarbeiter einzuarbeiten.

Als Ergebnis bekommen Sie Zeit für wichtige Aufgaben, haben weniger Stress und deutlich mehr Lebensqualität.