Kennen Sie den 1-Minuten Manager? Ich jedenfalls war so einer. Täglich standen die Leute vor meinem Schreibtisch und fragten, ob ich mal eine Minute Zeit für sie hätte. Klar, dass aus jeder Minute 3, 5 oder auch 10 Minuten wurden. Und so wurde ich Tag für Tag mit schöner Regelmäßigkeit aus meinen eigenen Arbeiten rausgerissen. Im besten Fall war die Frage beantwortet, im schlechtesten Fall hatte ich einen Affen mehr auf der Schulter sitzen, also eine neue Aufgabe, die nur ich lösen konnte. So dachte ich.
Wenn ich ehrlich bin, wurde meine gesamte Firma zum Großteil mit diesen „Haste-mal-ne-Minute-Meetings“ geführt. Jeder konnte zu jedem in der Firma kommen und nach einer Minute fragen. Dadurch war jeder, ich selbst eingeschlossen, permanent im Reaktions-Modus. Und das war nur der interne Part. Hinzu kamen ja auch noch Anrufe, Mails, Faxe und Besuche. Selbst im Urlaub habe ich auf Fragen und Anforderungen meiner Mitarbeiter reagiert.
Bis ich eines Tages meinen ersten Coach kennengelernt habe. Wenn ich einen Termin haben wollte, musste ich diesen mit seiner Assistentin abstimmen. Vorab musste ich per Mail meine 3 wichtigsten Fragen an ihn senden. In dieser Mail musste ich erklären, was ich bereits zu diesen Fragen getan und versucht hatte sowie was geklappt hat und was nicht. Ich musste eine strikte Agenda liefern. Auf die Minute pünktlich kam der Anruf. Jeder einzelne Termin war hoch-produktiv.
Schließlich hat es bei mir Klick gemacht. Wenn ich nicht mehr wie eine Flipperkugel durch die Gegend geschossen werden möchte, musste ich die Kontrolle über meine Zeit zurück bekommen. Raus aus dem Reaktions-Modus und auf pro-aktiv umschalten. Der erste Schritt war getan. Aber wie umsetzen im täglichen Hamsterrad?
5 Schritte, mit denen Sie zukünftig in nur 5 Stunden pro Woche Ihre Firma führen.
Schritt 1: Klarheit darüber, was sich für wen ändern soll
Für die Mitarbeiter ändert sich normalerweise am meisten. Die lieb gewonnenen Gewohnheiten, sofort eine Reaktion zu bekommen oder eine Aufgabe loszuwerden, ändern sich allerdings nicht von heute auf morgen. Hier benötigen Sie das Durchhaltevermögen eines störrischen Maultiers. Es erfordert Disziplin, nicht sofort zu reagieren oder das vermeintliche Problem zu lösen. Auch Kundenanrufe oder Mails könnten Teil der neuen Zeiteinteilung werden.
Schritt 2: Die Mitarbeiter ins Boot holen
Wichtig an dieser Stelle ist, nicht in das andere Extrem der Unerreichbarkeit zu verfallen. Vielleicht auch noch, ohne es den Mitarbeitern zu kommunizieren. Hier ist neben der Disziplin und des Durchhaltevermögens auch Fingerspitzengefühl gefragt. Ein wesentlicher Punkt für Veränderungen ist immer, Nachvollziehbarkeit herzustellen. Wenn die Mitarbeiter verstehen, warum sich etwas ändert, dann sind sie meiner Erfahrung nach immer bereit, den Schritt mitzugehen.
Schritt 3: Fünf regelmäßige Meetings pro Woche
Terminieren Sie fünf jeweils einstündige Meetings pro Woche. Regelmäßig. Verlässlich. Die Probleme und Nachfragen gehen ja nicht von heute auf morgen weg, nur weil Sie sich entschlossen haben, Ihr Zeitmanagement zu ändern. Für die Mitarbeiter ist es wichtig zu wissen, dass sie ihr Anliegen im nächsten Meeting vorbringen können. Ein Tipp an dieser Stelle: Sammeln Sie die Themen, zu denen Ihre Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten Fragen und Probleme haben. Dann können Sie Ihre Meetings thematisch organisieren. So werden sie wesentlich effizienter.
Schritt 4: Täglich 15 Minuten für Spontan-Probleme
In der ersten Zeit können Sie ebenfalls darüber nachdenken, täglich einen Zeitraum für Spontan-Probleme vorzusehen. Das erleichtert Ihnen und den Mitarbeitern, sich auf das neue System einzustellen. Sie haben täglich das Ohr auf der Schiene und verpassen keine Probleme, die dringend gelöst werden müssen. Ihre Mitarbeiter spüren, dass Sie weiterhin ansprechbar sind. Das fördert Vertrauen und gibt Sicherheit.
Schritt 5: Disziplin
Gehen Sie davon aus, dass Ihr neues System nur so gut ist, wie Sie es durchziehen und verteidigen. Es wird Situationen geben, die wieder das alte Muster zeigen. Jetzt ist Ihr Durchhaltevermögen gefragt. Bei allen meinen Kunden, die es eingeführt haben, hat es in der Regel vier bis sechs Wochen gedauert, bis das neue System etabliert war. Es hat am Anfang ein wenig Disziplin gefordert, die spontanen Anfragen und Störungen zu unterbinden und auf die vorgesehenen Zeiten zu verweisen. Aber die damit verbundenen Vorteile sind so außergewöhnlich, dass es sich lohnt, diese Disziplin über einen kurzen Zeitraum aufzubringen.
Ein Tipp zum Schluss: In allen Fällen hat es sich bewährt, mit allen Mitarbeitern ein erstes Meeting abzuhalten, in dem die Inhaber ihren Mitarbeitern erklärt haben, was sie vorhaben, warum sie es vorhaben und wie das neue System aussehen wird. So ist von Anfang an Nachvollziehbarkeit und Transparenz gewährleistet. Das wiederum erleichtert ungemein die Umsetzung in den folgenden Wochen.