Ich erinnere mich an Tage, an denen ich kaum zusammenhängend eine halbe Stunde arbeiten konnte.

Ein Mitarbeiter stand während eines Telefonats mit einem Kunden direkt vor meinem Schreibtisch und wartete auf eine Antwort. Auf dem Weg zum Auto lief meine Assistentin hinter mir her und stellte Frage um Frage. Im Pausenraum wurde ich beim Essen unterbrochen. Im Urlaub klingelte das Telefon. Während Pausen auf Seminaren musste ich Mails beantworten, weil wieder Rückfragen reinkamen.

Und irgendwann sagte ein Kunde zu meinem Mitarbeiter: „Das habe ich doch schon mit deinem Chef besprochen.“ Kurz darauf rief der Kunde mich an und fragte irritiert, was bei uns los sei. Spätestens da wurde mir klar: Das Problem lag nicht bei meinen Mitarbeitern. Das wirkliche Problem waren meine Übergaben.

Warum passiert das so oft?

Viele Unternehmer kennen genau diese Situationen. Sie wollen entlastet werden, geben Aufgaben weiter und trotzdem landen Rückfragen bei ihnen. Dahinter stecken meist drei Muster:

1. Aufgaben werden ohne Kontext übergeben

Der Unternehmer weiß, welche Informationen wichtig sind. Er nennt sie aber nicht. Er erwartet, dass der Mitarbeiter es „schon wissen müsste“. (Mehr dazu hier: Unternehmensführung mit System, Modul 5 – Übergaben die verlässlich funktionieren)

2. Die Aufgabe landet bei jemandem, der es noch nicht richtig kann

Und statt zu begleiten oder die ersten Schritte gemeinsam zu gehen, wird der Mitarbeiter allein gelassen. Das führt zu Unsicherheit. Oder zu vorsichtigem Handeln. Oder zu mehrfachen Fahrten zum Kunden, weil immer etwas fehlt. (Mehr dazu hier: Unternehmensführung mit System, Modul 10 – Entwicklungsvereinbarungen und Leistungssystem)

3. Es gibt keine definierten Feedbackpunkte

Der Mitarbeiter weiß nicht, wann er Rücksprache halten soll. Also fragt er zu früh. Oder zu spät. Oder gar nicht. (Mehr dazu hier: Unternehmensführung mit System, Modul 11 – Fortschritt sichtbar machen)

Was sich im Unternehmen zeigt

Diese Ursachen führen zu typischen Aussagen, die ich von Unternehmern immer wieder höre:

• „Ich werde ständig aus meinen Aufgaben gerissen.“
• „Meine Mitarbeiter fragen dauernd nach, wie sie es machen sollen.“
• „Kunden rufen mich an, weil der Mitarbeiter den Stand nicht kennt.“
• „Aufgaben werden immer wieder anders erledigt.“
• „Sie fahren mehrfach zum Kunden, weil sie vorher nicht sauber planen.“

Diese Symptome wirken wie Teamprobleme. Aber sie sind in Wahrheit Strukturprobleme. (Mehr dazu im Blogartikel: So erkennst du die Warnsignale einer fehlenden Struktur im Unternehmen)

Der eigentliche Engpass

Der Wendepunkt kam bei mir, als ich mir ehrlich angeschaut habe, was in meinem Betrieb passierte. Ich habe beobachtet, womit die Mitarbeiter zu mir kamen und nach kurzer Zeit ein klares Muster erkannt:

Rückfragen entstehen, wenn Übergaben nicht sauber sind. Mitarbeiter wollen ihre Aufgaben gut und zur Zufriedenheit des Inhabers erledigen. Häufig wissen sie nur nicht, was erwartet wird und wie der Weg aussieht. Das war der Moment, in dem ich verstanden habe: Struktur beginnt bei mir, nicht beim Team.

Der Wendepunkt

Der stärkste Kontrastmoment war die Produktionsbesprechung, die zum ersten Mal ohne mich startete. Niemand wartete auf mich. Keiner brauchte meine Freigabe. Alles lief. Dieser Moment zeigte mir, wie sehr eine funktionierende Struktur entlastet.

Die eine Erkenntnis

Eine verlässliche Struktur bringt Freiheit. Sie sorgt dafür, dass Projekte ohne dein Zutun bearbeitet und abgerechnet werden, weil jeder weiß, was zu tun ist.

(Mehr dazu hier: Unternehmensführung mit System, Phase 3 – Stabilisierung)

Wie du beginnen kannst

Wenn du weniger Rückfragen willst, beginne bitte nicht mit mehr Kontrolle. Beginne damit, wie du übergibst:

• Gib Kontext
• Erkläre das erwartete Ergebnis
• Wähle jemanden, der es umsetzen kann und begleite die ersten Schritte
• Legt gemeinsam klare Punkte fest, an denen ihr den Stand besprecht
• Mach sichtbar, welche Informationen zwingend dazugehören.

Es wirkt im ersten Moment wie Mehraufwand, ist es aber in Wirklichkeit nicht. Es ist die Grundlage für Entlastung.

Wenn du diesen Weg gehen möchtest

Wenn du Rückfragen reduzieren und eine Struktur aufbauen möchtest, die verlässlich funktioniert, kannst du dir hier ansehen, wie ich Unternehmer durch diesen Prozess begleite: Unternehmensführung mit System