Fünf Fragen, die du klären solltest, bevor du Struktur im Unternehmen aufbaust
Ein Unternehmer nimmt sich vor, endlich mehr Ordnung in seine Abläufe zu bringen. Neue Woche, neuer Vorsatz. Vielleicht eine zusätzliche Besprechung, vielleicht eine klarere Aufgabenliste, vielleicht der Versuch, Arbeit an das Team zu übergeben.
Im Kopf klingt das schlüssig. Doch die Woche läuft wie gewohnt weiter. Rückfragen entstehen, ungeplante Zwischenfälle kommen dazu, Kunden warten. Mitarbeiter wirken unsicher. Und irgendwann stellt er fest, dass er Struktur schaffen wollte, aber selbst nicht wusste, wo er starten sollte.
Ich erinnere mich gut, wie es bei mir war.
Ich wollte vor allem Aufgaben loswerden, die ich nicht mochte. Ich habe sie einfach weitergegeben, ohne Kontext und ohne zu erklären, welches Ergebnis ich erwarte. Die Mitarbeiter konnten damit oft nichts anfangen, hatten keine Orientierung und standen kurz darauf wieder vor meinem Schreibtisch.
Damals wurde mir klar: Struktur entsteht durch Klarheit über Aufgaben, Entscheidungen und gelebte Verantwortung.
Warum passiert das so oft?
Viele Unternehmer beginnen mit Struktur, bevor sie eine Grundlage haben. Die Absicht ist gut, aber die Übersicht fehlt.
Typische Muster:
- Aufgaben werden an Mitarbeiter gegeben, die sie nicht beherrschen
- Aufgaben werden ohne Kontext übergeben
- Ergebnisse werden zu schnell erwartet, ohne ausreichend zu erklären, wie es geht
- es wird vorausgesetzt, dass der Mitarbeiter schon wissen wird, wie die Aufgabe funktioniert.
Das führt zu Unsicherheit. Zu Rückfragen. Zu Arbeit, die nicht klar zu Ende geführt wird. Und zu dem Gefühl, dass das Team nicht richtig mitzieht.
Eine neue Struktur scheitert häufig daran, dass der Unternehmer selbst noch nicht klar genug sieht, was er abgeben kann, wie es übergeben werden muss und welche Informationen notwendig sind.
Woran du erkennst, dass dein Unternehmen für eine neue Struktur noch nicht bereit ist
Typische Hinweise:
- Aufgaben liegen unsortiert auf deinem Tisch
- du bist dir nicht komplett sicher, was in deiner Unternehmerrolle bleiben sollte
- du wirst häufig unterbrochen
- Entscheidungen kommen zu dir zurück
- Übergaben funktionieren nicht stabil
- Mitarbeiter haben unterschiedliche Vorstellungen davon, was „fertig“ bedeutet
- Aufgaben werden je nach Tagesform unterschiedlich ausgeführt.
Wenn du mehrere dieser Punkte erkennst, ist es sinnvoll, zuerst Klarheit zu schaffen, bevor du Struktur aufbaust.
Mehr Hintergründe und Beispiele findest du hier. Ich habe die häufigsten Warnsignale gesammelt, an denen du erkennst, dass dein Unternehmen mehr Struktur braucht.
Worauf du achten solltest, bevor du Struktur schaffst
Hier sind die fünf Fragen, die für jeden Unternehmer entscheidend sind.
Frage 1: Was gehört in dieser Phase wirklich auf meinen Tisch und was nicht?
Viele Unternehmer geben Aufgaben weiter, die sie selbst nicht gerne machen und einfach nur loswerden wollen. Ohne Kontext und weitergehende Informationen entsteht Chaos im Team.
Frage 2: Welche Entscheidungen treffe ich und welche sollten im Team getroffen werden?
Wenn diese Grenze unscharf ist, entstehen Unsicherheit und Rückfragen. Struktur braucht nachvollziehbare Entscheidungswege.
Frage 3: Wo entstehen Unterbrechungen und warum?
Unterbrechungen zeigen, wo Verantwortung unklar ist. Sie zeigen Stellen, an denen Orientierung fehlt.
Ich erinnere mich an eine Situation, in der mir meine Assistentin sogar bis zur Toilette gefolgt ist, um etwas zu klären. Das war kein schlechter Wille. Es war einfach ein Zeichen dafür, dass ihr die Orientierung fehlte.
Frage 4: Welche Übergaben funktionieren nicht verlässlich und weshalb?
Hier entstehen die größten Reibungen. Übergaben ohne Kontext, ohne klare Schritte und ohne verständliche Erwartung an das Ergebnis führen zu Rückfragen, Fehlern und unnötigen Schleifen.
Frage 5: Welche Maßnahme in der gesamten Struktur ist jetzt der größte Hebel?
Struktur bedeutet nicht, alles auf einmal zu verändern. Sie entsteht durch einen einzelnen klaren Schritt. Oft ist es eine sauber aufgebaute Übergabe oder eine nachvollziehbare Entscheidungskette.
Wie du beginnen kannst
Der erste Schritt besteht darin, eine Woche lang alles zu sammeln, was auf deinem Tisch landet.
Danach:
- markiere Aufgaben, die in dieser Phase wirklich zu deiner Rolle gehören
- unterscheide zwischen Entscheidung, Aufgabe und Information
- mache sichtbar, welche Übergaben unklar sind
- beginne mit einer einzigen Übergabe, die du sauber aufbaust
- investiere die Zeit, um zu erklären, warum etwas wichtig ist und wie es in den Ablauf passt.
Ich habe das damals mit einem neuen Mitarbeiter in der Produktion gemacht. Wir haben gemeinsam definiert, wie die Aufgabe abläuft, welche Meilensteine es gibt und welches Ergebnis ich erwarte. Ich habe erklärt, warum dieser Ablauf wichtig ist und wie er ins Gesamtbild passt.
Das war der Moment, in dem ich zum ersten Mal gespürt habe, wie eine funktionierende Struktur wirkt.
Wenn du ein Gefühl dafür bekommen möchtest, welche Muster dabei besonders häufig auftreten, hilft dir dieser Überblick über die zentralen Warnsignale.
Der Wendepunkt zu einer Struktur in deinem Unternehmen, die dich entlastet
Der Wendepunkt kommt häufig unscheinbar. Ein Mitarbeiter beginnt eine Besprechung, ohne auf dich zu warten. Eine Aufgabe wird vollständig erledigt, ohne dass sie erneut zu dir zurückkommt. Ein Thema bleibt im Team und landet nicht wieder auf deinem Tisch.
Für mich war es der Moment, als die Arbeitsabläufe plötzlich ohne Reibungsverluste liefen. Da wurde mir klar, dass Struktur für die Mitarbeiter Orientierung bedeutet.
Wenn du diese fünf Fragen beantworten möchtest und eine Struktur schaffen willst, die verlässlich funktioniert und dich entlastet, kannst du dir hier ansehen, wie ich Unternehmer durch diesen Prozess begleite.