In den letzten Jahren habe ich mit mehr als 100 Firmeninhabern gesprochen und gefragt, was sie sich am meisten wünschen. Die Top-Priorität von fast allen ist: weniger Stress und Hektik im Tagesgeschäft und mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Kein Wunder, arbeiten doch fast alle befragten Inhaber 60 Stunden die Woche, oftmals mehr. Mindestens einen Tag am Wochenende verbringen sie in der Firma, manchmal sogar beide Tage.

Ständige Erreichbarkeit, E-Mails auf dem Smartphone, WhatsApp, Messenger, Facebook, Twitter und all die kleinen und großen Ablenkungen machen es nicht besser.

Hier sind 5 Ideen, wie Sie wieder Herr über Ihre Zeit werden.

1. Prioritäten setzen – nicht nur To-Do´s abarbeiten!

Der Tag beginnt und die Hektik gleich mit. Das Telefon klingelt, wichtige Mails müssen bearbeitet werden, Kundentermine stehen an, um nur ein paar Aufgaben zu nennen. Wenn wir nicht gleich am Anfang des Tages Klarheit über die Prioritäten bekommen und den Tag praktisch geschehen lassen, raubt das Energie und den Fokus für die wesentlichen Dinge. Prioritäten zu setzen ist die offensichtliche, allen bekannte, aber häufig nicht beachtete Geheimwaffe. Ich meine hier jedoch nicht, To-Do´s hoch oder runter zu schieben, sondern die Aufgaben danach zu betrachten, ob sie einen langfristigen Effekt haben. Fragen Sie sich deshalb: „Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?“ und „Wer außer mir kann diese Aufgabe erledigen?“.

2. Verpflichtungen prüfen

Unklare Prioritäten führen häufig zu neuen Problemen. Wir gehen zu viele Verpflichtungen ein, nehmen zu viele Projekte parallel an. Wenn der Terminkalender prallvoll ist, können wir keine Fortschritte bei den wirklich wichtigen Aufgaben machen. Wir benötigen Freiraum im Kalender, um auch mal ungestört nachzudenken. Allerdings kommt jetzt die nächste Falle. Für viele ist Nachdenken keine Arbeit. Aber gerade als Inhaber brauchen Sie diese Zeit, um die Zukunft Ihrer Firma zu gestalten.

3. Unterbrechungen reduzieren

Wie oben bereits erwähnt, sind die verschiedenen Kommunikationskanäle auf unserem Smartphone eine permanente Quelle von Unterbrechungen. Wenn wir uns nicht ein System schaffen, das diese Unterbrechungen reduziert, können wir uns nicht konzentrieren. Aufgaben immer wieder von vorne anfangen oder sich neu einarbeiten kostet eine Menge Produktivität. Mindestens 30% weniger Ergebnis bei Konzentrations-Aufgaben haben Studien ergeben.

4. Multitasking beenden

Unser Gehirn ist kein Computer, der innerhalb von Millisekunden zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springen kann. Wir können uns nur auf eine Sache konzentrieren. Wir sind am produktivsten, wenn wir uns ausschließlich auf eine Sache konzentrieren und diese bearbeiten. Das Arbeiten an verschiedenen Projekten parallel kostet genau wie Unterbrechungen enorm viel Zeit und Produktivität.

5. Arbeitsroutinen anpassen

Mit der Zeit ändert sich das Bild einer Firma. Neue Mitarbeiter, neue Kunden, neue Projekte, neue Produkte. Passen Sie regelmäßig die Arbeitsroutinen den veränderten Bedingungen an? Oftmals können kleine Veränderungen in den Abläufen bedeutende Auswirkungen auf die Produktivität haben.

Ein Tipp zum Schluss: die erste Stunde Ihres Tages ist entscheidend für den Verlauf Ihres Tages. Die meisten Menschen checken bereits nach dem Aufwachen auf Ihrem Smartphone Mails, Nachrichten, Facebook und sonstige Social Media Kanäle. Das bringt uns in einen reaktiven Modus. Wir reagieren auf die Anforderungen der Welt da draußen anstatt unseren Tag so zu gestalten, wie es für unsere Ziele am hilfreichsten ist. Probieren Sie doch einmal, die erste Stunde des Tages analog zu verbringen. Keine digitalen Ablenkungen. Legen Sie statt dessen den Fokus auf Ihre langfristigen Ziele und gestalten Sie danach Ihren Tag.